Организация конференций

Компания "АртМедиа ПРО" - профессиональный организатор конгрессов и конференций.

Основная специализация компании - организация и управление конференциями и семинарами, предоставление полного сервиса, включая дизайн конференции, регистрацию, выбор места, поставку оборудования для конференции, а также организация экскурсий, предоставление отеля для участников мероприятия, информирование гостей о дальнейших планах организаторов, контроль бюджета.

Накопленный опыт, технические специалисты и надежные партнерские отношения позволяют компании "АртМедиа ПРО" предоставлять полный сервис по управлению и организации конференций.

При организации конференции компания "АртМедиа ПРО" выделяет 6 основных составляющих:

1. Площадка для проведения мероприятия

Выбор места проведения конференции - одна из важнейших составляющих любой конференции: конференц-зал в гостинице или в бизнес-центре, во дворце или в особняке, в центре города или загородом.

Компания "АртМедиа ПРО" накопила обширную базу данных по площадкам и сразу после Вашего обращения к нам, мы предоставим Вам мануалы с описанием, фотографиями и техническими данными на каждую из них.

После этого мы организуем для Вас инспекцию, с тем, чтобы Вы владели максимально подробной информацией.

2. Оборудование для конференций

Компания "АртМедиа Групп" владеет собственным мультимедийным, презентационным, а также оргтехническим оборудованием для проведения различных мероприятий на высоком уровне, что не только облегчит Вам оснащение конференции, но существенно сэкономит бюджет мероприятия.

в Вашем распоряжении:

√      Видеопроекционное оборудование (аренда проектора, плазменных панелей, видеостены, видеопроекционных и светодиодных экранов);

√      Источники видеосигнала (стационарные компьютеры, аренда ноутбуков, фото и видеокамеры, DVD - плееры);

√      Звуковое и конгресс оборудование (аренда конференц системы, синхронный перевод, звукоусиление, звукозапись, электронное голосование;

√      Световое оборудование (аренда света);

√      Сценическое оборудование и конструкции (сцена, граунд, подиум в аренду);

√      Мебель (столы, стулья), мобильные наборы для учебной аудитории;

√      Оргтехника (аренда МФУ, копиры, принтеры, ксероксы, телефоны и телефаксы) и т.д.

3. Гостиницы для размещения участников

Проживание участников в гостиницах зачастую занимает самую значительную часть бюджета мероприятия. Вследствие чего, эта одна из основных возможностей для нашей компании оптимизировать затраты Заказчика.

Долгосрочные отношения с отелями партнерами и знание гостиничного рынка и их специалистов дает возможность специалистам нашей компании предоставлять тарифы на 50% ниже RackRate (открытый тариф стойки) даже в высокий сезон в Санкт-Петербурге.

Специалисты компании "АртМедиа ПРО" имеют опыт размещения участников крупных мероприятий вплоть до 2000 человек. Более того для групп, мы обеспечиваем встречу и помощь в расселении, ускоренную индивидуальную и групповую регистрацию, 24 часовую поддержку и информационную стойку в гостиницах где размещены участники деловой встречи.

4. Транспортная логистика

Транспортная составляющая любого мероприятия не менее важна. В первую очередь компания "АртМедиа Групп" внимательно относится к каждому участнику, что в целом дает положительные эмоции уже на стадии встречи гостей.

Индивидуальная или групповая встреча в аэропорту, на вокзале, сопровождение трансфера, грамотная логистика, выделенный специалист всегда доступный Заказчику отслеживает точное место и время подачи транспорта, качественный транспорт (автобусы, микроавтобусы, легковые автомобили) - все это мы делаем максимально четко и оперативно.

При работе с транспортом мы всегда учитываем Ваши дополнительные пожелания: ремни безопасности каждого сиденья в автобусе, автобусы одной марки и одного цвета, брендирование автобусов и т.д.

5. Питание

Специалист отдела по организации мероприятий предоставит Вам полную информацию по питанию Ваших участников. Стандартные или индивидуально разработанные кофе-брейки, обеды в лучших или необычных ресторанах города, ужины в популярных или эксклюзивных местах Санкт-Петербурга, Гала Ужины и торжественные приемы в интерьерах Дворцов и Особняках Санкт-Петербурга - все это специалист компании "АртМедиа ПРО" предложит Вам по запросу.

6. Культурная программа

Организация экскурсионной программы будет дополнительным положительным воспоминанием для участников и гостей Вашего мероприятия.

Стандартные Петербургские экскурсии будут приятны, интересны и познавательны иногородним и иностранным участникам, так как это дополнительная возможность познакомиться с уникальными архитектурными и музейными знаменитостями Санкт-Петербурга. Тем более, когда их ведут профессиональные гиды, владеющие иностранными языками.

Стоимость экскурсии зачастую наименее существенна в общем бюджете мероприятия, но всегда дает возможность участникам мероприятия, обменятся положительными эмоциями в неформальной обстановке.

Экскурсии могут быть пешеходные, автобусные, индивидуальные, пригородные, на велосипедах, на сигвеях и т.д.

Специалист компании "АртМедиа ПРО" всегда поможет выбрать наиболее удобный и интересный вариант экскурсии, но и обязательно будет сопровождать гостей, чтобы облегчить проход в музеи.

Также мы можем организовать командообразующие, активные программы, мастер-классы и т.д.

Организация мероприятия. Организация конференции.

Организация конференции

Организация конференций сегодня очень востребованная в обществе профессия, ведь именно на конференции можно объединить одинаково мыслящих, работающих в одной сфере людей, презентовать им какие-либо новинки, донести инновационные решения, дать возможность им обсудить насущные вопросы и обменяться опытом.

Если вы задумали проведение конференции, не важно в какой области, научной, бизнес либо даже съезд деятелей искусства, работу по ее организации в любом случае стоит поручить профессионалам. Процесс по организации и проведению конференции связан со множеством сложностей, нюансы этой работы может постичь лишь тот, кто уже давно занимается подобной деятельностью. Не редки форс-мажорные обстоятельства, которые способны даже сорвать ваше мероприятие, предотвратить их так же способен специалист. Компания «Арт-Медиа ПРО» давно и с успехом занимается организацией, подготовкой и проведением конференций и встреч различного уровня и направлений. Обратившись к нашим профессионалам вы можете быть уверены в проведении вашего мероприятия на высшем уровне.

Проведение конференций и других мероприятий связано со множеством этапов. Это очень трудоемкое дело, отнимающее много времени. Зато если все подготовлено правильно, сама конференция пройдет как по маслу. В этой статье мы затронем некоторые основные этапы и их нюансы, которые помогут вам спланировать вашу будущую конференцию.

Первым этапом можно назвать этап планирования. Главным здесь конечно же является определение направления самой конференции. Словом, содержание может включать в себя абсолютно любую сферу жизни. Определившись с направлением вам так же следует вычленить вашу целевую аудиторию. Будут ли это бизнесмены, или, быть может, студенты. Будет ли событие интересно рядовым гражданам, или же уровень рассчитан только на узкий круг профессионалов. Это пригодится вам в дальнейшем, когда вы будете высылать приглашения именитым гостям и планировать количество гостей. Определившись с темой заседания вам так же будет легче составить его план, наполнить его соответствующим контентом и событиями.

Тип и тематика мероприятия в дальнейшем повлияют и на разработку самой программы, выбора места ее проведения и т.д.

Среди основных типов возможных событий можно выделить события, организуемые для крупных компаний, имеющих множество филиалов и сетей. Их так и назовем, сетевыми. Основное назначение таких событий- встреча коллег, их знакомство и общение. Поэтому сама программа не будет играть первостепенную роль. Уделите больше внимания развлечениям и фуршету, продумайте вечернюю программу и другие идеи, связанные с тимбилдингом.

Другой тип конференции связан с обменом технологиями и инновациями в определенной сфере. Такие форумы предназначены для обмена опытом среди людей, объединенных едиными проектами. В данном случае конечно же на первый план выйдут доклады участников и информативная часть.

Еще один тип события- торговый. Его предназначение- продвижение товаров и услуг. Часто такие события называют выставки-ярмарки. Лекции и презентации в данном случае так же отходят на второй план и представляют собой дополнение к рекламе бренда.

Если вы планируете образовательную конференцию, вам важно будет уделить особое внимание ораторам, их регалиям и статуту в научном мире. Чем выше статус докладчиков, тем будет выше рейтинг и у вашего мероприятия.

Определившись с этой, пожалуй самой главной, отправной точкой, вам следует переходить непосредственно к подготовке и планированию вашей конференции. Этот процесс, в зависимости от масштаба и сложности темы события, может занять не один месяц, а некоторые события готовятся несколько лет. Во-первых, вам нужно будет разработать программу вашего мероприятия. Желательно определиться с основными темами докладов и детально проработать программу конференции. Очень важно заранее пригласить ключевых спикеров, особенно если это люди с высокой квалификацией и именем. Помните, что у таких людей зачастую все время расписано на год вперед. К тому же, вам наверняка хотелось бы получить от них эксклюзивный доклад, а для его составления так же может потребоваться много времени. Скорее всего многие ваши приглашенные ораторы живут в другом городе или даже стране. Тогда будет необходимо заранее позаботиться о логистике и проживании, а так же об оформлении приглашения для визы, если речь идет об иностранцах. Помня об этом, назначайте дату вашей конференции уже на этом этапе. Так вы избежите в последствии множества проблем, связанных с ее организацией. Посмотрите на другие конференции вашей тематики и смежных с ней, обратите внимание на то, когда они проводятся. Это поможет вам избежать конкуренции с ними, тем самым повысит возможность сделать вашу конференцию посещаемой и успешной.

Разрабатывая программу вашей конференции непременно составьте подробное расписание того, что будет происходить. Определите время и продолжительность выступления каждого гостя. В том случае, если у вас планируется много выступающих, советуем сделать параллельные выступления, объединив выступления по секциям, сообразно тематике. Это позволит сделать вашу программу насыщенной, а гостям выбрать более интересующую их тематику и не скучать. Но не забудьте об открытии конференции. Предоставьте вступительное слово самым почетным вашим гостям. Поставьте в начало доклады нескольких самых ожидаемых ораторов. То же самое сделайте и в конце. Таким образом вы привлечете внимание посетителей и к началу события, и дадите им повод пробыть там до конца.

Не забудьте оставить время для отдыха, ланча, кофе-брейка. Это позволит вашим гостям во-первых отдохнуть и осмыслить полученную ими информацию, во-вторых, пообщаться между собой. Позаботьтесь о питании всех участников конференции. Если предполагается централизованное питание, разработайте его меню и найдите компанию, которая предоставит вам услугу кейтеринга. Часто в гостиницах и других крупных местах для проведения конференций уже предусмотрена возможность заказа питания. Непременно выясните этот момент. В таком случае, если вы не планируете кормить гостей за свой счет, они смогут самостоятельно посетить кафе или ресторан на территории мероприятия.

Таким образом мы коснулись с вами еще одной важной сферы в планировании конференции- комфорта ее гостей и участников. Помните, что вам важно не только обеспечить комфортные условия для выступающих, обеспечить им проезд, проживание и питание. Не менее важно для вас создать удобную атмосферу и для всех остальных посетителей. Ведь от полученных ими положительных эмоций во-многом будет зависеть то, насколько положительный отзыв они оставят после окончания события.

Итак, для ваших гостей конечно же важен контент мероприятия, его наполненность и информативность. Однако не менее важным будет и место его проведения, комфорт во-время мероприятия, а так же удобство трансфера. В данном случае презентабельно будет смотреться конференция, проводимая в конгресс-холле, крупной гостинице, загородном клубе. Но помните о том, что важно подобрать место сообразно со спецификой мероприятия, количеством гостей. Вашим посетителем должно быть комфортно, не тесно. Предусмотрите возможность парковки, ведь многие захотят приехать на личном транспорте. Для того, чтобы вашим гостям было удобно доехать до места проведения мероприятия, продумайте брошюры, в которых будет указана вся детальная информация. В ней вы можете напечатать план и указать движение общественного транспорта, основные ориентиры и контактный телефон для связи. Не менее важно конечно же указать в брошюрах и информацию о времени проведения, расписании мероприятий, указать организаторов и основных спонсоров, а так же дать ссылки на сторонние источники (сайт, социальные сети, масс-медиа).

Кстати, упомянув о сайте и масс-медиа мы затронули тему продвижения вашей конференции. Это один из важных этапов- этап информационный. Не забывайте о важности рекламы и огласки вашего события. Если конечно не предполагается встреча очень узкого круга гостей по специальным приглашениям. В том случае, когда ваша целевая аудитория достаточно обширна, а вы планируете ваш бюджет опираясь на количество проданных билетов, привлечение посетителей станет для вас первоочередной задачей. Вы можете поручить продвижение вашего события маркетологу или же делать это сами. В любом случае помните о важности информирования целевой аудитории, привлечения ее за счет средств массовой информации и соц-сетей. Возможно, вам удастся выступить по радио или телевидению, дать интервью в газете. Не забывайте так же и об интернете, о таргетированной рекламе и рассылках. Сегодня все больше и больше людей получают информацию именно из интернета. Позаботьтесь о том, чтобы ваши потенциальные гости узнали о самых интересных событиях вашей конференции, расскажите им о приглашенных ораторах и о темах, которые они будут поднимать в своих выступлениях. Все это поможет вам привлечь и заинтересовать как можно большее число людей.

Наряду со всем вышеперечисленным перед вами встанет множество рутинных проблем, связанных с подписанием договоров. Это уже следующий этап- организационный. Вам придется заключить договор и с администрацией площадки проведения события, и с организаторами питания, логистики, поставщиками оборудования, техники и даже мебели. Вам непременно понадобится звуковое оборудование (колонки, микрофоны и т. д.), видео оборудование (светодиодные экраны, проекторы), ноутбуки, световое оборудование, а так же, возможно, услуги переводчика и конференц-связь. Старайтесь свести к минимуму процесс общения с партнерами.  Вы значительно упростите задачу, если найдете компанию, которая сможет предоставить для вас большинство этих услуг. Так вы не только избавитесь от необходимости вести переговоры и заключать контракт со многими людьми, но так же и снизите риски, всегда сопутствующие человеческому фактору. Компания «Арт-Медиа ПРО» может предоставить в аренду многое из вышеперечисленного. У нас есть широкий выбор профессионального оборудования, которое прекрасно подойдет для ваших целей. Обратитесь к нашим менеджерам для более предметного разговора.

Следующая часть, плавно вытекающая из всего вышеперечисленного, это планирование бюджета. На самом деле это следует сделать либо сразу, как только вы запланировали конференцию, либо когда вы уже имеете представление о всех необходимых затратах, связанных с ней. Вам нужно заранее знать какие расходы вы понесете пригласив тех или иных ораторов, арендовав помещение, транспорт, питание, оборудование и т. д. Непременно включите сюда максимально все затраты, которые вы понесете. Это поможет вам определить способ их компенсации. Данный момент касается в первую очередь коммерческих мероприятий, которые проводятся по принципу самоокупаемости. Тут вам придется рассчитывать на собственный бюджет и ваша возможность его восполнить будет напрямую зависеть от количества гостей и продажи билетов. Определите стоимость билетов. Хорошей идеей будет продажа билетов заранее. Можно делать это поэтапно повышая цену, так вы сможете получить пополнение в бюджет еще задолго до проведения мероприятия.

Если ваша цель- привлечение спонсоров, продумайте, какие из известных вам фондов, банков или меценатов готовы были бы оказать спонсорскую помощь вашему мероприятию? Имейте в виду, что в современной практике многие спонсорские организации предоставляют помощь на основе конкурса. Тем более это касается государственных структур. Поэтому непременно предусмотрите аргументацию в пользу вашего события, сумейте качественно ее презентовать, обосновать важность идеи ее проведения, значимости в обществе, а также покажите себя как организатора с самой лучшей стороны.

Не забывайте о том, что вам будет гораздо проще преодолеть все эти этапы с помощью налаженной и сплоченной команды. Не бойтесь делегировать другим полномочия, давать задания. Формируйте комиссии, поручайте им конкретные вопросы, к примеру, рекламу или договоры. Проводите совещания с руководителями комиссий. Чем ближе вы к назначенной дате, тем шире круг лежащих перед вами задач и тем больше возникает форс-мажоров. Будьте к ним готовы. Ни одно мероприятие, тем более крупное, не проводится гладко и ровно. Чем больше ответственность, чем шире поставленные задачи, тем больше вероятность, что что-то пойдет не так. Помните о человеческом факторе. Вы запланировали мероприятие в гостинице в центре города, но ЖКХ за неделю до вашей даты отключило воду в этом районе. Рейс вашего высокопоставленного гостя, который должен был открывать мероприятие, задержали по причине снегопада. А может быть он слег в больницу. Все это и многое другое- факторы, которые вы ни за что не сможете предусмотреть на этапе планирования конференции. Единственный совет- будьте морально готовы к таким сюрпризам, не теряйтесь. Если не нервничать и подходить к решению проблемы с ясной головой, то вы всегда сможете с честью выйти из любой сложившейся ситуации. К примеру, самая распространенная проблема- это технические неполадки во время выступления. Отключился микрофон или докладчик не может переключить следующий слайд? Будьте готовы заполнить паузу. Имейте наготове несколько шуток по теме, или сообщите важный организационный момент, представьте оратора или расскажите о развлекательной части программы. Все это отвлечет гостей от сложившейся накладки и позволит заполнить пустоту.

Итак, вы выложились на все 100 процентов. Провели отличную конференцию. Теперь самое время позаботиться о будущем. В этом вам помогут в первую очередь СМИ, не забудьте договориться с ними о публикации их фото и видео отчетов о вашем событии. Не менее важную роль сыграют и отзывы участников конференции, ее гостей и ораторов. Непременно попросите их оставить свое мнение о прошедшем в книге отзывов, или раздайте для этого специальные бланки. Многие захотят оставить отзыв, фото отчет или файлы в соцсетях. Создайте для этого специальную тему в группе. Никогда не игнорируйте обратную связь. Даже если некоторые отзывы будут не лестными вам, они помогут вам с работой над ошибками в дальнейшем. Вы и сами можете определить для себя все недочеты для того, что бы устранить их в дальнейшем.

Разместите итоговую информацию о случившемся на вашем сайте. Напишите свой собственный отчет, расскажите о том кто выступал, какие доклады были представлены, что полезного вынесли из них слушатели. Позаботьтесь о фотографиях. И начинайте планировать конференцию на будущий год. Мы верим, что у вас все получится. А помогут вам в этом наши специалисты. Звоните в компанию ООО «АртМедиа ПРО» по телефонам 8 (812)336-87-56, 8 (911)136-03-36.

конференция, конвент, форум, событие, организация конференции в спб, организация форума в спб, организация конвента в спб, как организовать конференцию, что нужно для организации конференции, о чем нужно знать организуя конференцию